ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Úvodem

Vážení,

prostřednictvím těchto zásad si Vás dovolujeme informovat o podmínkách zpracování osobních údajů, jakož i o Vašich právech týkajících se zpracování osobních údajů, a to v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění (dále jen „Zákon o zpracování“).

Údaje o správci osobních údajů a kontaktní osobě ve věcech ochrany osobních údajů

Správcem osobních údajů je naše společnost, Payroll Up s.r.o., IČO: 225 47 916, se sídlem Nové Sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno, spisová značka C 143495 vedená u Krajského soudu v Brně. Kontaktní osobou naší společnosti ve věcech ochrany osobních údajů je Monika Horáková, tel.: +420 728 823 875, e-mail: m.horakova@payrollup.cz. Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl ustanoven.

Účely, právní základy a osobní údaje, které zpracováváme

Za účelem uzavření smlouvy o poskytnutí služby a jejího následného plnění zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu zejména identifikačních údajů o Vaší firmě/společnosti, jméno, příjmení, sídlo, IČO, e-mail, telefonní číslo. Právním základem daného zpracování osobních údajů je provedení opatření před uzavřením smlouvy, resp. splnění smlouvy.

Za účelem péče o zákazníky, případně komunikace s potenciálními zákazníky, včetně vyřízení Vašeho požadavku, žádosti o podporu či zodpovězení dotazu, zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu zejména identifikačních údajů o Vaší firmě/společnosti, jméno, příjmení, sídlo, e-mail, telefonní číslo, případně dalších osobních údajů, které nám poskytnete. Právním základem daného zpracování osobních údajů je provedení opatření před uzavřením smlouvy, resp. splnění smlouvy, anebo oprávněné zájmy naší společnosti.

Za účelem využívání webových stránek naší společnosti, včetně jejich provozu a nastavení, zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu zejména:

osobních údajů, které na našich webových stránkách zadáte nebo vyplníte, jako identifikační údaje o Vaší firmě/společnosti, jméno, příjmení, sídlo, e-mail, telefonní číslo.
osobních údajů, které naší společnosti umožní zajistit správné fungování našich webových stránek, jakož i zjistit Vaši identifikaci a Vaše uživatelské preference. Pro shromáždění tohoto typu informací používáme soubory cookies. Aby se mohly webové stránky správně zobrazovat, potřebujeme sbírat tzv. technické cookies. Pro všechny ostatní typy cookies potřebujeme Váš souhlas a je pouze na Vás, zda nám svůj souhlas udělíte, případně v jakém rozsahu. Rozsah oprávnění pro sběr cookies můžete nastavit prostřednictvím tzv. Cookies lišty, která se zobrazuje na webových stránkách naší společnosti. Zde také naleznete podrobné informace k souborům cookies. Tento souhlas s používáním cookies udělujete na dobu 12 měsíců nebo do odvolání souhlasu.

Právním základem daného zpracování osobních údajů je provedení opatření před uzavřením smlouvy, resp. splnění smlouvy, oprávněné zájmy naší společnosti anebo Váš souhlas (zejména v případě používání jiných než tzv. technických cookies).

Za účelem realizace marketingových a reklamních činností, včetně zasílání obchodních sdělení (např. newsletterů), zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu zejména jméno, příjmení, e-mail, adresa. Právním základem daného zpracování osobních údajů jsou oprávněné zájmy naší společnosti (zejména v případě zasílání obchodních sdělení ohledně obdobných produktů nebo služeb v souladu s příslušnými zákonem stanovenými podmínkami) anebo Váš souhlas, pokud je takový souhlas v daném případě nezbytný.

Za účelem realizace výběrového řízení naší společnosti na určitou pracovní pozici v naší společnosti a zajištění Vaší účasti v něm zpracováváme osobní údaje, které nám za tímto účelem poskytnete, ve Vašem životopisu, v rámci přijímacího pohovoru či jiným způsobem, zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, trvalé bydliště, korespondenční adresa, telefonní číslo, e-mail, státní občanství, vzdělání, pracovní kvalifikace, jazykové a jiné znalosti a dovednosti, dosavadní pracovní zkušenosti (pracovní historie). Právním základem daného zpracování osobních údajů je provedení opatření přijatých před případným uzavřením smlouvy. Pro případ, že nebudete na tuto pracovní pozici vybrán/a, můžete naší společnosti udělit souhlas se zpracováním těchto osobních údajů za účelem případného oslovení Vaší osoby s nabídkou účasti v budoucím výběrovém řízení ohledně jiné pracovní pozice v naší společnosti. Právním základem daného zpracování osobních údajů bude v takovém případě Váš souhlas. Tento souhlas udělujete na dobu 24 měsíců od udělení souhlasu nebo do odvolání souhlasu.

Za účelem plnění účetních a daňových povinností (např. dle zákona o účetnictví či zákona o DPH) naší společnosti zpracováváme zejména Vaše identifikační a transakční osobní údaje, jako jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail, identifikační údaje o Vaší firmě/společnosti, číslo bankovního účtu. Právním základem daného zpracování osobních údajů je plnění povinností vyplývajících z právních předpisů.

Za účelem uplatnění práv a právních nároků naší společnosti (např. při vymáhání pohledávek vůči Vaší osobě či v případě, pokud se naše společnost účastní soudního řízení, které se týká Vaší osoby) zpracováváme v nezbytnému rozsahu Vaše osobní údaje. Právním základem daného zpracování osobních údajů je plnění povinností vyplývajících z právních předpisů, případně oprávněné zájmy naší společnosti.

Zpracování a sdílení osobních údajů

Vaše osobní údaje nebudou použity k rozhodování čistě na bázi automatizovaného zpracování, ani profilování.

V rámci zpracování osobních údajů byla naší společností přijata technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů, a to i po ukončení zpracování osobních údajů.

Vaše osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny třetím osobám, zejména jednotlivým zpracovatelům osobních údajů, případně dalším správcům, vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů a na základě odpovídajícího právního důvodu pro zpracování osobních údajů. Jedná se například o:

externí osoby poskytující provoz technického (zejména softwarového a hardwarového) vybavení naší společnosti;
externí osoby poskytující serverové, webové, cloudové nebo IT služby;
externí osoby poskytující marketingové a reklamní služby;
externí auditoři;
externí advokátní kanceláře.

Všichni příjemci osobních údajů poskytují dostatečné garance ohledně organizačně-technického zabezpečení osobních údajů. Vaše osobní údaje mohou být za určitých podmínek dále zpřístupněny státním orgánům (soudům, policii, notářům, finančním úřadům apod., a to v rámci výkonu jejich zákonných pravomocí) nebo je naše společnost může přímo poskytnout jiným subjektům v rozsahu stanoveném zvláštním zákonem.

Kde ukládáme osobní údaje

Naše společnost zpracovává, ať již přímo nebo prostřednictvím svých zpracovatelů, Vaše osobní údaje primárně na území České republiky, případně na území Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru, kde jsou prostřednictvím Nařízení GDPR stejné podmínky ochrany a zabezpečení zpracování osobních údajů.

Uchovávání osobních údajů

Naše společnost uchovává Vaše osobní údaje po dobu nezbytně nutnou k poskytování služeb či plnění smlouvy nebo po dobu nezbytně nutnou pro splnění všech jejích právních povinností, případně po dobu stanovenou právními předpisy.

Ve výjimečných případech, například při vedení soudního sporu, může z důvodu ochrany oprávněných zájmů naší společnosti dojít i k delšímu uchování dokladů obsahujících Vaše osobní údaje. A to zejména v případě, že bychom museli předkládat důkazy v soudním sporu, správním řízení nebo z důvodu výkonu rozhodnutí.

Údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, uchováváme po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen. Pro vyloučení pochybností, samotný souhlas a změnu či odvolání Vašeho souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů po celou dobu platnosti souhlasu a nejdéle 5 let poté, co zanikl.

Vaše práva k zajištění ochrany osobních údajů

Za podmínek stanovených právními předpisy, zejména Nařízením GDPR, máte ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů následující práva:

Právo na přístup k osobním údajům

Kdykoliv můžete požádat o potvrzení naší společnosti, zda osobní údaje, které se Vaší osoby týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování, vznést námitku či podat stížnost u dozorového orgánu, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. V této souvislosti máte také právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

Právo na opravu

Kdykoliv můžete naši společnost požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

Právo na výmaz

Vaše osobní údaje musí naše společnost vymazat, pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, pokud je zpracování protiprávní, vznesete-li námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo ukládá-li to naší společnosti zákonná povinnost.

Právo na omezení zpracování

Dokud nejsou vyřešeny jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, musí naše společnost omezit zpracování Vašich osobních údajů tak, že tyto osobní údaje můžeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

Právo vznést námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které naše společnost zpracovává z důvodu jejích oprávněných zájmů.

Právo podat stížnost

Máte-li za to, že Vaše osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně, máte rovněž právo podat stížnost, a to u státního dozorového úřadu, jímž je Úřad pro ochranu osobních údajů.

Výše uvedená práva můžete u naší společnosti uplatnit e-mailem zaslaným na e-mailovou adresu kontaktní osoby ve věcech ochrany osobních údajů, případně písemným dopisem zaslaným na adresu kontaktní osoby ve věcech ochrany osobních údajů (viz výše). Na tuto osobu se také můžete obrátit v případě jakýchkoliv dalších dotazů, žádostí či stížností týkajících se zpracování Vašich osobních údajů.